Os processos são uma das ferramentas mais importantes e interessantes da plataforma GetCourse, uma ferramenta de programação visual. Com a ajuda do processo, você pode configurar a automação máxima de suas vendas (os processos também são usados na configuração de funis automáticos).
Neste artigo, veremos o processo de processamento de novos pedidos que usamos em nossos próprios projetos e escolas on-line.
O objetivo deste processo é organizar o trabalho do gerente, lembrar e levar o cliente ao pagamento.
Conteúdo:
1. Como é a configuração do processo pelo administrador?
2. Como é o processamento de uma tarefa por processo pelo gerente?
Este é o diagrama completo do processo:
Como é a configuração do processo pelo administrador?
Vamos criar um novo processo de pedidos.
Especificamos o tipo de verificação de objetos para criação em massa de tarefas. Nesse caso, o tipo de verificação "Ao criar o objeto" ou "Verificação periódica" é apropriado. Todos os novos pedidos correspondentes à condição entrarão no processo.
Especificamos a condição de entrada - pedidos com o status "Novo". Ou seja, pedidos já pagos ou cancelados não entrarão no processo.
Vá para a segunda aba "Processo", onde criamos todo o esquema do nosso processo.
Abaixo está o fluxograma com blocos numerados, cada um dos quais será descrito separadamente:
Bloco nº 1. "Começar" - é aqui que o processo tem início.
Acrescentamos e configuramos os blocos de processo que precisamos. Começamos com o bloco "Proxy script":
2. "Proxy script" - ajuda a dividir o processo em vários ramos que serão executados simultaneamente. Definimos o número necessário de saídas:
3. "À espera de pagamento" - à espera da condição "Pedido pago". Dentro de 30 dias após o início do processo, o sistema verifica se o pagamento do clienet foi recebido. Se o pedido tiver sido pago, o processo termina (4), não são tomadas mais medidas sobre este pedido (para não perturbar o cliente com chamadas desnecessárias, cartas, etc.).
4. "Conclusão do processo" - o processo é concluído, nenhuma outra ação é tomada sobre esta ordem. A conclusão do processo pode ser positiva, neutra ou negativa - isto pode ser usado para conveniência e clareza. Neste caso, especificamos que o pagamento do pedido é uma variante positiva da conclusão do processo:
5. "Cancelado?" - condição pendente: o estado do pedido é "Cancelado". Se em algum momento o pedido for cancelado pelo gerente, o processo terminará (6).
7. "1 minuto para pagar" - um atraso de um minuto. Esperamos que o próprio cliente pague pelo pedido dentro de um minuto após a sua criação.
Este atraso é necessário para que o gerente não comece a ligar imediatamente para o cliente quando o pedido é feito. Damos ao cliente a oportunidade de pagar sozinho, e se ele não tiver pago, então começamos a entrar em contato com ele.
8. "Coloque o seu pefdido" é um bloco "Pergunta ao gerente" com duas opções de resposta: "Sim" e "Este é um duplicado".
"Sim" - se for uma ordem comum que o gerente deve tomar e processar.
"Esta é um duplicado" - se o cliente acidentalmente criou várias ordens idênticas e a ordem extra precisa ser apagada.
Dependendo da resposta do gerente a esta pergunta, o processo se transformará de uma forma ou de outra:
9. "Falso" - se o cliente criou acidentalmente duas ordens idênticas, uma delas será marcada como dupla e apagada pelo gerente, mudando o status da ordem para "Falso". Tal ordem não será exibida na lista de pedidos e não afetará as estatísticas. Após a eliminação do pedido, o processo fica concluído (6):
10. "Atribuir a si mesmo" - se um gerente optar por receber uma ordem, esta operação prende este gerente a esta ordem, de modo que somente ele trabalhe com ela a partir de agora:
11. "Parcialmente pago?" - esta condição verifica se o pedido é parcialmente pago:
12. "Estado em andamento" - o processo define automaticamente a ordem para o status "Em andamento":
13. "Tem um telefone?" - esta condição verifica se o cliente tem um número de telefone em seu perfil:
14. "Não confirmado" - o processo define automaticamente o status do pedido como "Não confirmado":
15. "Enviar mensagem" - se o cliente não especificou o número de telefone, o gerente pode enviar uma mensagem para o cliente para especificar o número de telefone.
O gerente tem a escolha de enviar ou não a mensagem.
16. "Aguardar o número por 5 dias" - à espera da condição. Dentro de cinco dias o processo verifica se o número de telefone aparece no perfil do cliente.
17. "Pendente" - se o número de telefone ainda não aparecer no perfil, altere o status do pedido para "Pendente".
18. "Esperando 3 dias" - um atraso de 3 dias.
19. "Chamada de controle" - se em três dias o número de telefone aparecer, o gerente tenta ligar para o cliente para esclarecer se o cliente pagará pelo pedido.
20. "Concluir em três dias" é um subprocesso separado chamado "Concluir em 3 dias".
A essência deste sub-processo é chegar até o cliente. Há um número limitado de tentativas para alcançar o cliente: três tentativas em três dias. Se a chamada falhar, o subprocesso (20) termina e a tarefa continua com o processo principal - enviamos uma mensagem para o cliente (22).
Este sub-processo utiliza contadores que ajudam a limitar o número de tentativas de chamada.
A - reiniciar o contador de dias (definir o valor do contador = 0).
B - reiniciar contador de chamadas (definir valor do contador = 0).
C - ligar para o cliente. Dentro deste bloco você pode adicionar uma descrição detalhada para o gerente do que você precisa para falar com o cliente - roteiro de chamada.
Após a primeira tentativa de chamada, selecione o resultado desejado da chamada:
D - a chamada foi bem sucedida, nós conseguimos passar.
E - esta ordem é um duplicado e deve ser excluída.
F - o número de telefone do cliente está incorreto (por exemplo, falta um dígito).
G - a chamada não ocorreu (o cliente não atende ou não está disponível), aumente o contador de chamadas em 1.
H - verifique a condição: há menos de 3 chamadas?
I - se houver menos de 3 chamadas, defina um atraso de 30 minutos e tente ligar novamente.
J - se as chamadas não forem inferiores a 3 (ou seja, 3 ou mais), então verifique quantos dias se passaram.
K - se for menos de 3 dias, o atraso é de 1 dia.
L - aumentar o contador de dias em 1 e depois reiniciar o contador de chamadas (B), para que no segundo dia também não ligue mais de 3 vezes.
M - se você não puder ligar por 3 dias, termine o processo.
Todas as variantes de conclusão de subprocesso levam ao processo principal.
Se se verificar que esta ordem é um duplicado, nós a apagamos (9):
Se o número de telefone estiver incorreto (por exemplo, falta um dígito), enviamos uma mensagem ao cliente pedindo o número de telefone correto (21):
Se não tivermos conseguido chegar ao cliente dentro de três dias, enviamos uma mensagem para o cliente para entrar em contato conosco (22):
Se a chamada for concluída com sucesso, registre os resultados da chamada:
23. "O pedido será pago?" - uma pergunta ao gerente com base nos resultados da conversa com duas opções de resposta - "Sim" e "Não":
24. "Parcialmente pago?" - verifica se o pedido está parcialmente pago:
25. "Pagamento pendente" - se o pedido não for pago parcialmente, mude seu status para "Pagamento pendente":
26. "À espera" - um atraso sem tempo definido. O próprio gerente deve definir a data e a hora em que o atraso deve terminar. Após o atraso, o subprocesso com chamadas começará novamente.
Observe que, como em qualquer outro lugar no GetCourse, o gerente tem que especificar o horário de Moscou.
27. "Cancelamos?" - é uma pergunta para o gerente com base nos resultados da conversa com o cliente. Esta é uma pergunta com duas opções de resposta - "Sim" e "Não":
Após o cancelamento do pedido, o processo é concluído (29).
30. "Pendente" - se o cliente não tiver certeza de que pagará pelo pedido, o gerente coloca o pedido no status "Pendente".
31. "Quando posso te ligar de volta?" - atraso sem um tempo definido. O próprio gerente tem que definir uma data e uma hora em que o atraso deve terminar. Após o atraso, o sub-processo começará novamente com chamadas para lembrar novamente o cliente sobre o pagamento.
Quando o processo é construído, ele pode ser testado.
Quando tudo está pronto, iniciamos o processo e ele começa a gerar e processar tarefas:
Não há necessidade de iniciar manualmente o subprocesso "Disque em 3 dias", deixe-o como um rascunho, o processo principal o iniciará automaticamente no momento certo.
Como é feito o processamento de tarefas do gerente?
Quando um novo pedido é feito, uma tarefa é criada e exibida acima do cartão de pedido, no perfil do cliente e na seção "Tarefas".
A primeira etapa do processo é dar ao cliente um minuto para pagar pelo pedido:
"Fazer o pedido"?
Pressione "Sim".
O gerente está definido na tarefa e na ordem.
O status da ordem "Em andamento" está definido.
O próximo passo é verificar o número de telefone. O cliente não a tem, por isso lhe enviamos uma mensagem:
O cliente respondeu à mensagem com o número de telefone e nós acrescentamos o número ao perfil.
Tentamos ligar para o cliente e esclarecer se seu pedido é relevante, se ele vai pagar por ele:
A chamada não pôde ser realizada logo na primeira vez, observando que a chamada foi " Falhada", iniciando um atraso de 30 minutos:
Meia hora depois, tentamos ligar novamente. Conversamos com o cliente. Ele diz que planeja pagar a encomenda no dia seguinte. Indicamos que "A chamada ocorreu", "O pedido será pago" - "Sim":
Indicar a data prevista de pagamento:
Após o atraso, ligamos novamente para o cliente e o lembramos sobre o pagamento, esclarecemos seus planos. Trabalhamos com a tarefa até o cliente pagar pelo pedido (neste caso, a tarefa é concluída automaticamente), ou até que o cliente cancele o pedido (diz que não planeja pagá-lo).
Por favor, entre com seu usuário